Een werkgever moet dringend een ontslagbrief (opzegging) (of een brief tot kennisgeving van een dringende reden (met de motivering)) per aangetekende zending versturen, zoals wettelijk vereist. De persoon die bevoegd is om te ondertekenen bevindt zich in het buitenland.
Kan de brief geldig digitaal worden ondertekend en via elektronische aangetekende zending worden verzonden?
De eIDAS‑verordening (Verordening (EU) nr. 910/2014 van 23 juli 2014 (eIDAS)), die rechtstreekse werking heeft, maakt een onderscheid tussen een eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekening, en bepaalt dat een gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening.
Een dergelijke elektronische handtekening biedt het hoogste niveau van technische veiligheid en is onder meer gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen dat wordt afgegeven door een gekwalificeerde dienstverlener die is opgenomen op de EU Trusted List.
Hoewel de bewijskracht van een (louter) geavanceerde elektronische handtekening niet automatisch kan worden ontkend onder eIDAS, wordt het gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening sterk aanbevolen.
Controleer daarom welke dienstverlener deze dienst kan aanbieden (in België is Itsme de bekendste — een erkenning in één lidstaat geldt ook in andere lidstaten).
Eens de brief geldig digitaal is ondertekend, is ook een geldige elektronische aangetekende zending mogelijk, mits naleving van bepaalde voorwaarden.
Een elektronische aangetekende zending kan eenvoudig, gekwalificeerd of hybride zijn:
- Een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending moet volgens eIDAS worden aangeboden door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener die voorkomt op de EU Trusted List (in België zijn er momenteel vijf erkend voor elektronische aangetekende verzending, maar een erkenning in een andere lidstaat geldt ook hier).
- Van een hybride aangetekende zending is sprake wanneer de dienst voor gekwalificeerde elektronische aangetekende zending (QeRDS) de zending op verzoek van de afzender materialiseert op papier en vervolgens in een envelop verzendt.
eIDAS bepaalt dat gegevens die via een QeRDS worden verzonden en ontvangen, genieten van een vermoeden van integriteit van de gegevens, verzending door de geïdentificeerde afzender, ontvangst door de geïdentificeerde geadresseerde, evenals van de juistheid van de aangegeven datum en het tijdstip van verzending en ontvangst. Wanneer een wettelijke of reglementaire bepaling een aangetekende verzending vereist, wordt volgens het Wetboek van Economisch Recht vermoed dat aan deze verplichting is voldaan door het gebruik van een QeRDS.
Rechtspraak en rechtsleer vereisen, op basis van het principe van vrijwilligheid zoals voorzien in het Wetboek van Economisch Recht (niemand kan in principe verplicht worden om een rechtshandeling elektronisch te stellen), dat partijen uitdrukkelijk (individueel en vooraf) instemmen met deze elektronische wijze van kennisgeving (bijvoorbeeld via (een bijlage bij) de arbeidsovereenkomst).