Un employeur doit envoyer en urgence une lettre de licenciement (préavis) (ou une lettre notifiant un motif grave (avec les motifs)) par envoi recommandé, comme l’exige la loi. La personne habilitée à signer se trouve à l’étranger.
La lettre peut‑elle être valablement signée électroniquement et envoyée par courrier recommandé électronique ?
Le règlement eIDAS (Règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014 (eIDAS)), d’application directe, fait une distinction entre signature électronique simple, avancée et qualifiée, et prévoit qu’une signature électronique qualifiée a le même effet juridique qu’une signature manuscrite.
Une telle signature électronique offre le niveau de sécurité technique le plus élevé et repose notamment sur un certificat qualifié de signature électronique délivré par un prestataire de services de confiance qualifié figurant sur la liste de confiance de l’UE.
Bien que la valeur probante d’une signature électronique (simplement) avancée ne puisse pas être automatiquement écartée en vertu d’eIDAS, l’utilisation d’une signature électronique qualifiée est fortement recommandée.
Il convient dès lors de vérifier quel prestataire peut offrir ce service (en Belgique, le plus connu est Itsme — une reconnaissance dans un État membre vaut également dans les autres États membres).
Une fois la lettre valablement signée électroniquement, un envoi recommandé électronique valable est également possible, moyennant le respect de certaines conditions.
Un envoi recommandé électronique peut être simple, qualifié ou hybride :
- Un envoi recommandé électronique qualifié doit, conformément à eIDAS, être fourni par un prestataire de services de confiance qualifié figurant sur la liste de confiance de l’UE (en Belgique, cinq prestataires sont actuellement reconnus pour l’envoi recommandé électronique, mais une reconnaissance dans un autre État membre s’applique également ici).
- Un envoi recommandé hybride intervient lorsque le service d’envoi recommandé électronique qualifié (QeRDS) matérialise l’envoi sur support papier à la demande de l’expéditeur avant de l’envoyer sous enveloppe.
eIDAS prévoit que les données envoyées et reçues au moyen d’un QeRDS bénéficient d’une présomption d’intégrité des données, de leur envoi par l’expéditeur identifié, de leur réception par le destinataire identifié, ainsi que de l’exactitude de la date et de l’heure d’envoi et de réception. Lorsqu’un texte légal ou réglementaire exige un envoi recommandé, le Code de droit économique belge présume que cette obligation est remplie par l’utilisation d’un QeRDS.
La jurisprudence et la doctrine exigent, sur la base du principe de volontariat prévu par le Code de droit économique (nul ne peut en principe être contraint d’accomplir un acte juridique par voie électronique), que les parties consentent explicitement (individuellement et préalablement) à ce mode de notification électronique (par exemple via (une annexe à) le contrat de travail).