De spelregels: aanwerving en achtergrondcontroles
Diezelfde drang naar evolutie en vooruitgang in Seattle weerspiegelt zich ook in de veranderende arbeidswetgeving van de staat Washington. Terwijl Seattle zich voorbereidt op het WK, bereiden werkgevers zich er ook op voor op strengere verplichtingen inzake aanwerving en controle van strafrechtelijke antecedenten.
Washington
De staat Washington beperkt het gebruik van strafrechtelijke gegevens bij aanwervingen reeds via haar Fair Chance Act. Vanaf 1 juli 2026 zullen wijzigingen aan die wet deze beperkingen aanzienlijk uitbreiden en bijkomende procedurele verplichtingen opleggen.
Volgens het aangepaste kader zullen werkgevers in principe pas naar het strafrechtelijk verleden van een kandidaat mogen vragen nadat een voorwaardelijk jobaanbod is gedaan. De wet beperkt ook de mogelijkheid om negatieve beslissingen te baseren op arrestaties of veroordelingen als minderjarige, en vereist dat werkgevers een legitieme bedrijfsreden aantonen voordat zij een volwassen veroordeling laten meespelen in een beslissing.
De herziene wet voert ook nieuwe kennisgevingsverplichtingen in. Vooraleer een negatieve beslissing te nemen, moeten werkgevers de betrokken persoon informeren, aangeven welke gegevens problematisch zijn en de kandidaat of werknemer de kans geven om uitleg te geven of fouten te corrigeren, bijvoorbeeld door informatie over re-integratie, werkervaring of opleiding te verstrekken. Werkgevers moeten de functie bovendien gedurende een minimumperiode openhouden tijdens dat proces.
Beslist de werkgever uiteindelijk toch tot een negatieve maatregel, dan is bijkomende schriftelijke motivering vereist, inclusief een uitleg van de redenering en de beoordeling van relevante factoren. De wijzigingen verhogen ook de mogelijke sancties bij inbreuken.
In de praktijk dienen werkgevers met activiteiten in Washington hun aanwervingsprocedures, screeningspraktijken, modellen van kennisgevingen, rekruteringsprocessen en trainingsprotocollen nu al te herzien ter voorbereiding op de inwerkingtreding op 1 juli.
De focus van Seattle op bescherming van werknemers speelt ook een rol in de voorbereiding van de stad op het toernooi. In aanloop naar het WK 2026 lanceerde Seattle het initiatief “Protecting Worker Rights is the Goal”, gericht op sectoren zoals horeca, interimarbeid, eventorganisatie en private beveiliging. Het initiatief maakt deel uit van een bredere inspanning om eerlijke loonpraktijken, naleving van arbeidsnormen, verantwoord aanwerven en de bestrijding van arbeidsuitbuiting en mensenhandel te bevorderen tijdens het toernooi.[2]
België
Waar de gewijzigde Fair Chance Act van de staat Washington voornamelijk regelt wanneer en hoe strafrechtelijke antecedenten mogen worden meegenomen in tewerkstellingsbeslissingen, benadert België deze kwestie vooral vanuit het perspectief van privacy en gegevensbescherming. Daarbij gelden aanzienlijk strengere beperkingen voor de verzameling en verwerking van informatie over strafrechtelijke antecedenten door werkgevers.
In België zijn antecedentenonderzoeken in het algemeen geen gangbare praktijk, behalve in bepaalde gereglementeerde sectoren zoals de financiële sector of de private beveiligingssector. Bovendien bestaat er geen omvattend wettelijk kader, vergelijkbaar met de Amerikaanse Fair Credit Reporting Act, dat antecedentenonderzoeken regelt. De juridisch meest gevoelige vorm van achtergrondcontrole betreft strafrechtelijke gegevens.
Een "uittreksel uit het strafregister" is een officieel document dat alle strafrechtelijke veroordelingen vermeldt die op naam van een persoon geregistreerd zijn, inclusief de opgelegde straffen. Een gedetailleerd overzicht van deze veroordelingen wordt bij het uittreksel gevoegd. Dit roept de vraag op of, en onder welke voorwaarden, een werkgever een dergelijk document mag opvragen en gebruiken.
Algemene regel: verbod en gegevensbescherming
Volgens het Belgische recht zijn de verzameling en verwerking van strafrechtelijke gegevens strikt gereguleerd. Strafrechtelijke gegevens worden bovendien beschouwd als gevoelige persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op grond van artikel 10 AVG mogen dergelijke gegevens uitsluitend worden verwerkt onder toezicht van een overheidsinstantie of wanneer de verwerking wordt toegestaan door Unierecht of nationaal recht dat passende waarborgen biedt.
De Belgische Gegevensbeschermingswet staat dergelijke verwerking slechts in beperkte gevallen toe, met name:
- wanneer dit noodzakelijk is voor het beheer van eigen geschillen van de werkgever; of
- wanneer de betrokkene uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming heeft gegeven voor specifieke doeleinden.
In de praktijk wordt toestemming echter doorgaans niet beschouwd als een geldige rechtsgrond in een arbeidsrelatie. Een kandidaat of werknemer kan zich immers onder druk gezet voelen om toestemming te geven uit vrees dat een weigering zijn of haar kansen op aanwerving zou schaden. Om die reden wordt dergelijke toestemming met de nodige terughoudendheid beoordeeld.
De algemene regel blijft daarom dat werkgevers bij aanwerving geen informatie over het gerechtelijk verleden mogen opvragen of verwerken. Niettemin kunnen werkgevers, overeenkomstig cao nr. 38, beperkte vragen stellen over het strafrechtelijk verleden van een kandidaat wanneer dit strikt noodzakelijk is gelet op de aard van de functie. Dergelijke vragen moeten proportioneel zijn en beperkt blijven tot feiten die relevant zijn voor de uit te oefenen functie. De verkregen informatie mag bovendien niet systematisch worden geregistreerd of verder verwerkt dan strikt noodzakelijk.
In alle gevallen kan een uittreksel uit het strafregister uitsluitend worden aangevraagd door en afgeleverd aan de betrokken persoon zelf, met name de kandidaat of werknemer.
Uitzondering: gereglementeerde functies waarvoor controle van het strafregister vereist is
Een uitzondering geldt wanneer wetgeving of regelgeving een blanco strafregister vereist voor de uitoefening van bepaalde functies. Wanneer een kandidaat bijvoorbeeld een gereglementeerde activiteit wil uitoefenen of in de jeugdsector wil werken, is de werkgever wettelijk verplicht een uittreksel uit het strafregister op te vragen tijdens de selectieprocedure en mag hij dit document ook ontvangen.
Een ander voorbeeld betreft de oprichting en exploitatie van een uitzendkantoor. Regionale regelgeving legt doorgaans integriteitsvereisten op aan personen die betrokken zijn bij het bestuur en de werking van dergelijke ondernemingen, zoals bestuurders, zaakvoerders, gevolmachtigden en beroepsverantwoordelijken. In de praktijk betekent dit dat zij moeten kunnen aantonen dat zij beschikken over een blanco strafregister.
Ook de financiële sector vormt een gereglementeerde sector. Toezichthoudende autoriteiten zoals de FSMA kunnen uittreksels uit het strafregister verlangen om de professionele betrouwbaarheid te beoordelen van kandidaten voor sleutelposities, zoals bestuurders of leidinggevenden van kredietinstellingen, beleggingsondernemingen, verzekeringsmaatschappijen, pensioenfondsen of verzekeringstussenpersonen. In dergelijke gevallen kan de werkgever beschikken over een rechtsgrond om het uittreksel in het personeelsdossier te bewaren.
Op vergelijkbare wijze kunnen in sectoren zoals de luchtvaart bredere regelgevende kaders een verzoek om een uittreksel uit het strafregister rechtvaardigen. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit heeft erkend dat dergelijke vereisten, om ontwijking te voorkomen, niet alleen kunnen gelden voor rechtstreeks tewerkgesteld personeel maar ook voor medewerkers die via derden worden ingezet.
Daarnaast zijn bepaalde sectoren onderworpen aan veiligheidsmachtigingen of veiligheidsonderzoeken op grond van het Belgische recht, bijvoorbeeld in de energie-, transport- en elektronische communicatiesector. Dit houdt verband met risico's inzake terrorisme, spionage of bedreigingen voor nationale belangen. In dergelijke gevallen wordt de screening niet uitgevoerd door de werkgever zelf, maar door Staatsveiligheid.