Les règles du jeu : recrutement et vérification des antécédents judiciaires
En droit belge, la collecte et le traitement des données relatives aux condamnations pénales sont strictement réglementés. Ces données constituent également des données sensibles au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD). En vertu de l’article 10 du RGPD, elles ne peuvent être traitées que sous le contrôle d’une autorité publique ou lorsqu’un tel traitement est autorisé par le droit de l’Union européenne ou d’un État membre prévoyant des garanties appropriées.
La loi belge relative à la protection des données autorise ce traitement uniquement dans certains cas limités, notamment :
- lorsqu’il est nécessaire à la gestion des propres litiges de l’employeur ; ou
- lorsque la personne concernée a donné un consentement explicite et écrit à des fins spécifiques.
En pratique, toutefois, le consentement n’est généralement pas considéré comme une base juridique valable dans le contexte de l’emploi, car un candidat (ou un salarié) peut se sentir contraint d’accepter par crainte qu’un refus ne compromette ses chances d’être recruté. En conséquence, un tel consentement est considéré avec prudence.
La règle générale demeure donc que les employeurs ne peuvent pas demander ou traiter des informations relatives au passé judiciaire lors du recrutement. Cela étant, conformément à la CCT nationale n° 38, les employeurs peuvent poser des questions limitées concernant les antécédents judiciaires d’un candidat lorsque cela est strictement nécessaire au regard de la nature du poste. Toute demande doit rester proportionnée et limitée aux infractions pertinentes pour la fonction concernée, et les informations obtenues ne doivent pas être systématiquement enregistrées ni traitées au-delà de ce qui est strictement nécessaire.
Dans tous les cas, l’extrait de casier judiciaire ne peut être demandé que par la personne concernée (candidat ou salarié) et lui être délivré.
Exception : fonctions réglementées nécessitant la vérification du casier judiciaire
Une exception existe lorsque la législation ou la réglementation exige un casier judiciaire vierge pour l’exercice de certaines fonctions. Par exemple, lorsqu’un candidat souhaite exercer une activité réglementée ou travailler dans le secteur de la jeunesse, l’employeur est légalement tenu de demander un extrait de casier judiciaire dans le cadre du recrutement et est expressément autorisé à le recevoir.
Un autre exemple concerne la création et l’exploitation d’une agence de travail intérimaire, où les réglementations régionales imposent généralement des exigences d’intégrité aux personnes impliquées dans la gestion et le fonctionnement de l’agence (administrateurs, dirigeants, mandataires ou responsables professionnels). En pratique, ces personnes doivent pouvoir démontrer qu’elles disposent d’un casier judiciaire vierge.
Le secteur financier constitue un autre domaine réglementé. Des autorités de contrôle telles que la FSMA peuvent exiger des extraits de casier judiciaire afin d’évaluer l’honorabilité professionnelle des candidats proposés à des fonctions clés, notamment comme administrateurs ou dirigeants d’établissements de crédit, d’entreprises d’investissement, de compagnies d’assurance, de fonds de pension ou d’intermédiaires d’assurance. Dans ces situations, l’employeur peut disposer d’une base légale lui permettant de conserver l’extrait dans le dossier du personnel.
De même, dans des secteurs tels que l’aviation, des cadres réglementaires plus larges peuvent justifier la demande d’un extrait de casier judiciaire. L’Autorité belge de protection des données a reconnu que, afin d’éviter tout contournement, ces exigences peuvent s’étendre non seulement au personnel employé directement mais également aux travailleurs engagés par l’intermédiaire de tiers.
Par ailleurs, certains secteurs sont soumis à des exigences de contrôle de sécurité en vertu du droit belge (par exemple l’énergie, les transports et les communications électroniques) en raison des risques liés au terrorisme, à l’espionnage ou aux menaces contre les intérêts nationaux. Dans ces cas, le contrôle n’est pas effectué par l’employeur lui-même mais par la Sûreté de l’État.