Reminder: intern reglement private opsporing verplicht tegen 16 december 2026

Sinds de inwerkingtreding van de Wet Private Opsporing op 16 december 2024 moeten werkgevers rekening houden met nieuwe regels bij interne onderzoeken (bv. bij vermoeden van fraude of wangedrag). Eén verplichting springt eruit: het opstellen van een intern reglement over private opsporing.

Wat houdt die verplichting in?

Wanneer een werkgever een onderzoek voert naar een werknemer, mag dit voortaan enkel als: 

(i) de mogelijkheid om dergelijke onderzoeken te voeren, én 
(ii) de regels en modaliteiten ervan duidelijk en transparant zijn vastgelegd in een intern reglement.

Zonder zo’n reglement riskeert het onderzoek nietig te zijn, waardoor de resultaten niet bruikbaar zijn, wat bv. in een ontslagdossier verregaande gevolgen kan hebben.

Tegen wanneer moet dit in orde zijn?

Alle werkgevers, ongeacht hun grootte, moeten uiterlijk tegen 16 december 2026 een dergelijk reglement hebben.

Belangrijk: de overige regels van de wet gelden al sinds december 2024.

Wat moet er in het reglement staan?

De wet zelf bevat weinig concrete richtlijnen over de inhoud van dit reglement. In de memorie van toelichting wordt echter verduidelijkt dat het reglement in de eerste plaats moet zorgen voor transparantie ten aanzien van de werknemers en een duidelijk kader moet bieden waarbinnen onderzoeken kunnen worden gevoerd.

Concreet betekent dit dat het reglement minstens moet aangeven in welke situaties een onderzoek mogelijk is, wie dergelijke onderzoeken uitvoert en welke onderzoeksmiddelen kunnen worden ingezet (zoals interviews, IT-controles of raadpleging van camerabeelden). Daarnaast moet het ook de rechten van werknemers tijdens een onderzoek toelichten, de mogelijke gevolgen ervan schetsen en verduidelijken hoe de werkgever omgaat met privacy en persoonsgegevens.

Het reglement vormt met andere woorden de juridische basis die de werkgever toelaat om onderzoeken op een correcte en privacy conforme manier te organiseren.

Hoe wordt het reglement ingevoerd?

Werkgevers zijn vrij in de vorm. In de praktijk raden wij aan te kiezen voor een interne policy, omdat die:

• eenvoudiger aanpasbaar is dan een arbeidsreglement of cao;
• sneller kan worden geïmplementeerd.

Hoewel niet strikt verplicht, is het aangewezen om vooraf sociaal overleg te organiseren en werknemers correct te informeren (bv. via intranet of onboarding).

Waarom nu actie ondernemen?

De nieuwe verplichtingen spelen een steeds grotere rol in de arbeidsrechtspraak, waardoor laattijdige implementatie duidelijke risico’s inhoudt: ongeldig verklaarde onderzoeken, bewijswering, moeilijkheden bij een ontslag om dringende reden en mogelijke GDPR-inbreuken.

Wacht daarom niet tot er zich een incident voordoet.

Takeaway

Het intern reglement inzake private opsporing wordt een sleuteltool binnen HR en compliance.

• Werkgevers doen er goed aan om dit tijdig en doordacht uit te werken, zodat zij ook na 16 december 2026 nog rechtszekere interne onderzoeken kunnen voeren.
• Neem gerust contact met ons voor ondersteuning bij het opstellen van een intern reglement.