Rappel : règlement interne en matière de recherche privée obligatoire d’ici le 16 décembre 2026

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur la recherche privée du 16 décembre 2024, les employeurs doivent tenir compte de nouvelles règles lors d’enquêtes internes (par ex. en cas de soupçon de fraude ou de comportement fautif). Une obligation se distingue particulièrement : l’élaboration d’un règlement interne en matière de recherche privée.

En quoi consiste cette obligation ?

Lorsqu’un employeur mène une enquête à l’égard d’un travailleur, cela n’est désormais autorisé que si :

(i)              la possibilité de mener de telles enquêtes, et

(ii)            les règles et modalités applicables sont définies de manière claire et transparente dans un règlement interne.

En l’absence d’un tel règlement, l’enquête risque d’être déclarée nulle, ce qui rend ses résultats inutilisables, avec des conséquences potentiellement importantes, notamment dans le cadre d’un licenciement.

Pour quand faut-il être en ordre ?

Tous les employeurs, quelle que soit leur taille, doivent disposer d’un tel règlement au plus tard le 16 décembre 2026.

Important : les autres dispositions de la loi sont déjà applicables depuis décembre 2024.

Que doit contenir le règlement ?

La loi elle-même contient peu de lignes directrices concrètes quant au contenu du règlement. L’exposé des motifs précise toutefois que celui-ci doit avant tout garantir la transparence vis-à-vis des travailleurs et fournir un cadre clair pour la conduite des enquêtes.

Concrètement, le règlement doit au minimum préciser dans quelles situations une enquête est possible, qui est chargé de la mener et quels moyens d’investigation peuvent être utilisés (tels que des entretiens, des contrôles informatiques ou la consultation d’images de caméras). Il doit également expliquer les droits des travailleurs dans le cadre d’une enquête, en décrire les conséquences possibles et préciser la manière dont l’employeur gère la vie privée et les données à caractère personnel.

En d’autres termes, le règlement constitue la base juridique permettant à l’employeur d’organiser des enquêtes de manière correcte et conforme aux règles de protection des données.

Comment introduire le règlement ?

Les employeurs sont libres quant à la forme. En pratique, nous recommandons d’opter pour une politique interne, car celle-ci :

• est plus facilement adaptable qu’un règlement de travail ou une CCT ;
• peut être mise en œuvre plus rapidement.

Bien que cela ne soit pas strictement obligatoire, il est conseillé d’organiser un dialogue social préalable et d’informer correctement les travailleurs (par ex. via l’intranet ou lors de l’onboarding).

Pourquoi agir dès maintenant ?

Les nouvelles obligations jouent un rôle de plus en plus important dans la jurisprudence en droit du travail, de sorte qu’une mise en œuvre tardive comporte des risques clairs : enquêtes invalidées, irrecevabilité de la preuve, difficultés en cas de licenciement pour motif grave et violations potentielles du RGPD.

N’attendez donc pas qu’un incident survienne.

Takeaway

Le règlement interne en matière de recherche privée devient un outil clé pour les RH et la compliance.

• Les employeurs ont tout intérêt à l’élaborer à temps et de manière réfléchie, afin de pouvoir continuer à mener des enquêtes internes en toute sécurité juridique après le 16 décembre 2026.
• N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir un accompagnement dans la rédaction d’un règlement interne.