De principes voor het correct afsluiten van de mailbox van een vertrekkende medewerker zijn intussen stevig verankerd in de praktijk van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Hoewel deze principes allerminst nieuw zijn, verdienen zij blijvende aandacht. Dat bleek nogmaals voor de zomer toen de GBA in een beslissing twee aanzienlijke geldboetes heeft opgelegd wegens het niet-conform afsluiten van de professionele mailbox van een werknemer na vertrek.
Het was een lijvige beslissing van meer dan 60 pagina’s waarin de GBA duidelijk maakt dat deze principes onderhand welbekend moeten zijn.
In dit specifieke geval ontbrak een rechtsgrond om de mailbox langer dan één maand na exit actief te houden en bovendien werd niet de nodige informatie over de verwerking van persoonsgegevens meegedeeld aan de werknemer.
Samengevat gaan werkgevers best als volgt te werk:
- Blokkeer het e-mailadres en de e-mailaccount uiterlijk op de laatste dag van de tewerkstelling en vraag de vertrekkende werknemer om een out-of-office bericht in te stellen met een voorgeschreven inhoud, waarbij de verzender wordt gevraagd om het e-mailbericht naar een ander (actief) e-mailadres te sturen.
- De periode van het behoud van het afgesloten e-mailadres, gekoppeld aan de verzending van het out-of-office bericht, is in principe één maand. Die termijn kan volgens de GBA langer zijn (max. drie maanden) maar enkel mits dit te verantwoorden is.
- De e-mails die na het vertrek van de werknemer op het afgesloten e-mailadres toekomen, mogen niet meer gelezen worden. Als de afzender van het bericht hiervan een opvolging wenste, zou de afzender het bericht immers opnieuw hebben verzonden naar een ander, actief, e-mailadres, in lijn met de instructies van het out-of-office bericht.
Het is duidelijk dat de GBA van mening is dat deze principes onderhand welbekend moeten zijn en daarom ook effectieve boetes oplegt. Deze zomerperiode is een ideaal moment voor werkgevers om na te gaan of hun interne werking in overeenstemming is met deze principes om onaangename verrassingen te vermijden.