Les principes relatifs à la désactivation correcte de la boîte mail d’un salarié quittant l’entreprise sont désormais solidement ancrés dans la pratique de l’Autorité de protection des données (APD). Bien que ces principes soient loin d’être nouveaux, ils méritent une vigilance constante. Cela s’est encore confirmé avant l’été, lorsque l’APD a infligé dans une décision, deux amendes administratives substantielles pour la fermeture non conforme de la boîte mail professionnelle d’un salarié après son départ.
Il s’agissait d’une décision volumineuse de plus de 60 pages, dans laquelle l’APD souligne clairement que ces principes devraient désormais être largement connus.
Dans ce cas précis, aucun fondement juridique ne justifiait le maintien actif de la boîte mail plus d’un mois après le départ du salarié, et de surcroît, les informations nécessaires concernant le traitement des données à caractère personnel n’avaient pas été communiquées au salarié.
En résumé, il est recommandé aux employeurs de procéder comme suit :
- Bloquer l'adresse et la boîte e-mail au plus tard le dernier jour de l'emploi, et demander au salarié sortant de configurer un message d'absence automatique avec un contenu prescrit, invitant l’expéditeur à contacter une autre adresse e-mail (active) ;
- Limiter la durée d’activation du message d’absence à un mois en principe (selon l’APD, ce délai peut être prolongé jusqu’à trois mois si des circonstances particulières le justifient) ;
- S’abstenir de consulter les e-mails reçus après le départ du salarié, ceux-ci ne pouvant plus être consultés. Si l’expéditeur souhaitait assurer le suivi de son message, il lui appartenait de contacter l’adresse e-mail active indiquée dans le message d’absence automatique.
L’APD considère manifestement que ces principes sont désormais suffisamment connus des employeurs et n’hésite plus à infliger des amendes substantielles en cas de manquement. La période estivale constitue dès lors une excellente occasion pour les employeurs de vérifier la conformité de leurs procédures internes et, le cas échéant, de les adapter afin d’éviter toute mauvaise surprise.