Welke bevoegdheden hebben de sociale inspectiediensten?
De bevoegdheden van sociale inspecteurs zijn ruim en worden in de wet vrij gedetailleerd omschreven. Hieronder volgt een overzicht op hoofdlijnen van de belangrijkste bevoegdheden.
Toegang tot de arbeidsplaatsen
Sociale inspecteurs mogen, in het kader van de uitoefening van hun opdracht, vrij alle arbeidsplaatsen of andere plaatsen betreden die onder hun toezicht vallen of waarvan zij redelijkerwijze vermoeden dat er personen tewerkgesteld zijn die onder de wetgeving vallen waarop zij toezicht uitoefenen. Met andere woorden: binnen het toepasselijke wettelijke kader hebben zij vrije toegang tot arbeidsplaatsen.
Deze bevoegdheid moet echter genuanceerd worden begrepen. De toegang heeft uitsluitend betrekking op plaatsen die verband houden met de uitvoering van arbeid of met de controletaken van de inspectie. Het gaat dus niet om een onbeperkt recht om willekeurig elke ruimte te betreden. In de praktijk zullen inspecteurs zich richten op plaatsen waar werknemers daadwerkelijk aanwezig zijn of waar relevante werkzaamheden worden verricht. Een redelijk vermoeden dat op een bepaalde locatie personen worden tewerkgesteld, volstaat evenwel om toegang te verkrijgen.
Bij aankomst zal de inspecteur zich normaal identificeren en zijn of haar legitimatiebewijs tonen. Het is raadzaam deze legitimatie steeds te controleren en na te gaan in welke hoedanigheid en binnen welk kader de inspectie wordt uitgevoerd.
Voor bewoonde ruimtes gelden strengere regels. Het begrip “bewoonde ruimtes” wordt ruim geïnterpreteerd en omvat iedere plaats die als woning of verblijfplaats wordt gebruikt, ook wanneer deze gedeeltelijk voor beroepsdoeleinden wordt aangewend. Uitzonderingen zijn beperkt en doen zich voornamelijk voor in specifieke wettelijke situaties, zoals wanneer de bewoner toestemming verleent of wanneer een machtiging werd verleend door een onderzoeksrechter.
Het afnemen van verhoren
Inspecteurs hebben het recht personen te horen in het kader van hun onderzoek. Tijdens een verhoor kunnen vragen worden gesteld aan de werkgever, werknemers of andere betrokkenen. Verhoren kunnen plaatsvinden op de werkplek of, na uitnodiging, in de kantoren van de inspectiediensten.
Wanneer formeel een verklaring wordt afgenomen, gelden een aantal fundamentele waarborgen. Bij de aanvang van het verhoor wordt onder meer meegedeeld dat de verklaringen als bewijsmiddel kunnen worden gebruikt en dat de betrokkene kan verzoeken dat de vragen en antwoorden woordelijk worden opgenomen.
Bij het beantwoorden van vragen tijdens een verhoor is het doorgaans aangewezen om feitelijk, duidelijk en zorgvuldig te antwoorden. Indien u ergens niet zeker van bent, is het perfect aanvaardbaar dit aan te geven en, waar passend, te verwijzen naar uw sociaal secretariaat of administratie om de informatie te verifiëren.
De gehoorde persoon heeft bovendien het recht om tijdens het verhoor documenten te raadplegen en te verzoeken dat documenten aan het dossier worden toegevoegd. Na afloop krijgt hij of zij de gelegenheid de verklaring na te lezen en, indien nodig, te verbeteren. In beginsel kan een afschrift van het verhoor worden verkregen, onmiddellijk of binnen een bepaalde termijn.
Wanneer het verhoor betrekking heeft op feiten die strafrechtelijke gevolgen kunnen hebben, speelt de bijstand van een advocaat een belangrijke rol. In dat geval moet vooraf vertrouwelijk overleg met een advocaat mogelijk zijn en kan het verhoor worden uitgesteld om dit recht te waarborgen.
Toegang tot gegevensdragers en documenten
Inspecteurs mogen alle relevante gegevensdragers raadplegen die nuttig zijn voor hun controle. Dit omvat zowel papieren documenten als digitale gegevens.
Concreet gaat het onder meer om arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, werkroosters, arbeidsreglementen en interne beleidsdocumenten. Daarnaast kunnen ook digitale systemen, software en databanken worden geraadpleegd indien zij informatie bevatten die relevant is voor de inspectie.
Inspecteurs kunnen vragen dat gegevens worden verstrekt in een leesbaar en bruikbaar formaat, toelichting vragen over de gebruikte systemen en toegang verkrijgen tot relevante bestanden of databanken. Zij mogen deze gegevens onderzoeken en analyseren en kunnen, in bepaalde gevallen, kopieën maken of laten maken.
Het is daarom belangrijk dat uw administratie ordelijk, volledig en toegankelijk is, zodat u snel en correct kunt inspelen op verzoeken van de inspectiediensten.
Andere bevoegdheden
Inspecteurs kunnen daarnaast gebruikmaken van bijkomende bevoegdheden ter ondersteuning van hun onderzoek.
Zo kunnen zij foto's en video-opnamen maken wanneer zij dit noodzakelijk achten in het kader van hun controle. Dit kan bijvoorbeeld dienen om vaststellingen te documenteren of situaties achteraf te analyseren.
Zij kunnen ook, wanneer zij dit nuttig achten, lokalen of kasten verzegelen. Dit gebeurt om te voorkomen dat informatie of materialen tijdens het onderzoek worden gewijzigd, verwijderd of ontoegankelijk gemaakt.
Daarnaast beschikken inspecteurs over ruime bevoegdheden om informatie uit te wisselen. Met inachtneming van de toepasselijke regelgeving kunnen zij de informatie die zij tijdens hun onderzoek verzamelen delen met andere overheidsinstanties en inspectiediensten. Deze samenwerking tussen administraties houdt in dat een vaststelling tijdens één inspectie in bepaalde gevallen ook gevolgen kan hebben binnen een ruimer administratief of handhavingskader.